מקרה בוחן · רפואה
זימון תורים מקוון
לבית החולים שיבא
המטופל לא בוחר יומן ולא סוג פגישה — הוא עונה על כמה שאלות על מה שהוא צריך, והמערכת מוצאת בשבילו את התור הנכון.
כדי לקבוע תור באתר, המטופל נדרש בדרך כלל לדעת דברים שרק המזכירה יודעת: לאיזה יומן הוא שייך, מה שמו של סוג הפגישה, ואיזה מסמך להביא. מי שלא יודע — מרים טלפון למוקד.
בשיבא בנינו את זה הפוך. המטופל נשאל על מה שהוא צריך — סיבת הפנייה וסוג השירות — ורצף התשובות מתורגם למיפוי: הגדרה שקובעת באילו יומנים לחפש, איזה סוג פגישה לקבוע, אילו מסמכים לדרוש, והאם בכלל מותר לקבוע כאן תור עצמאי.
השאלונים והמיפויים נבנים במערכת הניהול, לכל מרפאה בנפרד, בלי כתיבת קוד. מרפאה חדשה עולה לאוויר בהגדרה, לא בגרסה.
מה המטופל עושה
הכול מהדפדפן, בלי מוקד ובלי שעות פעילות.
מזדהה מול שני מרשמים
תעודת זהות ותאריך לידה נבדקים מול מרשם בית החולים ומול מרשם האוכלוסין, ואז נשלח קוד חד-פעמי שמאמת שהטלפון אכן בידי המטופל. שתי השכבות — הזיהוי מול המרשמים ואימות הטלפון — נדרשות כדי שמידע רפואי לא ייחשף למי שמנחש מספר תעודת זהות.
עונה על שאלון, ומקבל תור
שאלה נפתחת לפי התשובה לקודמת. בסוף הרצף המערכת יודעת לאיזה יומן לפנות, מושכת את המשבצות הפנויות מקיופלו בזמן אמת, ומציגה לוח שנה עם הימים והשעות שאפשר לקבוע בהם.
בוחר רופא — או חוזר לשלו
כרטיסי רופאים עם תמונה, תפקיד והתור הקרוב של כל אחד. ואם המטופל כבר היה כאן, המערכת מזהה את הרופא מהביקור הקודם ומציגה רק את היומן שלו, בתוך חלון ימים שהוגדר למרפאה.
מנהל את מה שכבר קבע
מסך "התורים שלי": שנה אחורה לקריאה, שנה קדימה עם פעולות. שינוי וביטול נעשים מהאתר, מהמסך הזה, או מקישור מזוהה שמערכות בית החולים שולחות — הבוט או שיבא קונקט.
מעלה את המסמכים הנדרשים
טופס 17 והעלאות טריאז' — לפני קביעת התור או אחריה, לפי מה שהמיפוי של אותו שירות דורש. הקבצים עוברים לשירות הסריקה של בית החולים.
נרשם לרשימת המתנה
אין תור קרוב? המטופל נרשם, ושירות רקע ממשיך לחפש. כשמתפנה משבצת מתאימה נשלח אליו SMS עם קישור אישי לקביעת התור.
מה בית החולים מקבל
שירות חדש בלי גרסת תוכנה
צוות המרפאה מקים שירות, משנה נוסח או מוסיף שאלה לשאלון בעצמו — במערכת ניהול של כ-40 מסכים שמכסה מרפאות, שאלונים, מיפויים, מילון, רופאים, תבניות מייל ודוחות. שינוי תוכן עולה מיד.
הרשאות לפי תפקיד
מנהל מערכת רואה הכול; עורך תוכן מקבל תפריט מצומצם לשאלונים, למיפויים ולמילון; צופה בדוחות רואה דוחות בלבד. התפריט נבנה ממה שהחשבון באמת מורשה.
דוחות על כל פעולה
דוח כניסות ודוח פעולות — מי נכנס, מה נקבע, מה בוטל ומתי. כשמנהל מרפאה שואל למה נשארו משבצות ריקות, יש נתונים שעונים עליה.
עיצוב לכל מרפאה
מרפאה יכולה לקבל מראה משלה, וקישור שמגיע ישירות אליה — כך שהיא משבצת את זימון התורים באתר שלה בלי לשלוח את המטופל לנדוד בתפריט.
מה זה שינה
מטופל שיודע לתאר את מה שהוא צריך מקבל תור בלי להכיר את מבנה היומנים של בית החולים, ובלי לחכות למוקד. מרפאה שמשנה נוהל מעדכנת את השאלות והמיפויים ממערכת הניהול. ומשבצת שהתפנתה מגיעה למי שממתין לה, במקום להישאר ריקה.
המערכת פעילה, וכל היכולות שמתוארות כאן רצות בייצור.
לא מוצר מדף — אבל גם לא מהתחלה
המערכת נבנתה לשיבא ומחוברת למערכות שלו: קיופלו כמאגר התורים, מרשם בית החולים לזיהוי, ושירות הסריקה למסמכים. היא מותאמת לו לעומק, ואנחנו לא נמכור אותה כמוצר מדף.
אבל השלד רלוונטי לכל ארגון רפואי: מנוע השאלון והמיפוי, מודל ההרשאות, רשימת ההמתנה, ניהול המסמכים ומערכת הניהול — כל אלה אינם תלויים בשיבא. ארגון רפואי אחר מקבל אותם מחוברים למאגר התורים שלו, וחוסך את ההקמה מחדש של כל אחד מהם.
מערכת דומה אצלכם
ספרו לנו מול איזו מערכת תורים אתם עובדים ואיך נראה תהליך הזימון היום.