מקרה בוחן · הפרויקט הסתיים
אוצר — ארכוב וניהול מסמכים
הפרויקט הארוך והגדול ביותר שלנו: פלטפורמה ארגונית שפעלה שנים, אצל לקוחות בארץ ובחו"ל.
במשך שנים רבות פיתחה ותחזקה “אחד ועוד אחד” את אוצר — פלטפורמה לניהול וארכוב מסמכים דיגיטלי. בארץ היא שווקה על ידי קבוצת אמן, בחו"ל תחת המותג DoxPro, והותקנה אצל ארגונים מתעשייה, שירותים, בתי השקעות וממשלה.
המערכת אפשרה לארגון לרכז את כל המידע הבלתי-מובנה שלו — מסמכים סרוקים, קבצים והתכתבויות — במאגר מרכזי אחד, עם גישה מהירה לעיון ולדפדוף בכל הניירת הארגונית.
מה המערכת עשתה
מה כללה המערכת
ארכיונים שנבנים לפי הארגון
הקמת ארכיונים דיגיטליים גמישים, מותאמים למבנה הארגון, באמצעות אשפים.
תהליכי עבודה מבוססי מסמכים
מסמך שנע בין תפקידים, עם בקרה ניהולית על מה שנעשה בו.
סריקה, אינדוקס ואחזור
מסמך נסרק, נכנס לאינדקס, ואפשר למצוא אותו מהר — גם שנים אחר כך.
התממשקות למערכות קיימות
הארכיון לא עמד בצד: הוא התחבר למערכות הארגוניות שכבר היו שם.
מה זה חסך
זמן הקלדות ותיוקים, נייר, ושטח אחסון פיזי.
מה זה השאיר אצלנו
הידע שנצבר שם — ניהול מסמכים בקנה מידה ארגוני, סריקה ותהליכי עבודה — הוא בדיוק מה שמפעיל היום את מערכת הטפסים ואת מנוע המסמכים. אותה בעיה, בדור אחר: מסמך שנוצר נכון, נשמר נכון, ואפשר למצוא אותו.
פרויקט בסדר גודל כזה
מערכת ארגונית שאמורה לפעול שנים היא סוג עבודה בפני עצמו. ספרו לנו מה צריך לקרות.